Eine gute Monats- und Wochenplanung bewahrt davor, die zeitlichen Freiräume zu überschätzen oder Termine doppelt zu vergeben. Dabei spielt es keine Rolle, ob du lieber digital oder auf Papier planst.
Die Monatsplanung
Grundlage für eine Monatsplanung ist, dass du dein Jahr schon grob geplant hast. Im Blog findest Du hier einige Anregungen dazu.
Für die Monatsplanung trägst du dann zunächst die regelmäßig wiederkehrenden und schon festen Termine ein. Hierzu gehören auch ToDos, die du unbedingt an einem bestimmten Tag erledigen musst. Dazu kommen dann die Aufgaben, die dich an deine (Jahres-)Ziele führen oder längerfristige Arbeiten betreffen. Beachte aber, dass es sinnvoll ist, nicht mehr als 30 % bis 40 % deiner Zeit zu verplanen, da im Laufe eines Monats zumeist noch eine Vielzahl an Terminen und Aufgaben hinzukommt.
Die Wochenplanung
Nach der Monatplanung hast du nun im Blick, was du in den nächsten etwa vier Wochen machen möchtest bzw. machen musst. Nun legst du in einem weiteren Schritt fest, welche ToDos du jeweils zum Ende einer Woche erledigt haben möchtest. Liste diese Aufgaben in einem Wochenplaner unbedingt schriftlich in Form einer durchgehenden Liste auf.
Nun setzt du eindeutige Prioritäten.
Hierbei ist die Zuordnung zu 4 Prioritäten empfehlenswert:
- wichtige und dringende Aufgaben
- wichtige, nicht dringende Aufgaben
- dringende, unwichtige Aufgaben
- nicht dringende, unwichtige Aufgaben
Nun legst du noch einen ungefähren Zeitbedarf für die einzelnen Aufgaben fest und bestimmst zudem, ob du für die Aufgabe
- deine volle Konzentration brauchst,
- voraussichtlich weniger Konzentration aufwenden musst
- oder die Aufgabe quasi „nebenbei” erledigen kannst.
Nun hast du eine gute Grundlage dafür, die Aufgaben sinnvoll auf die Woche zu verteilen. Je nach individueller Tagesform und äußeren Bedingungen kannst du dir entsprechende Aufgaben für den jeweils nächsten Tag vornehmen. Hast du zum Beispiel zwischen zwei Terminen nur ein kleines Zeitfenster, macht es natürlich keinen Sinn mit einer zeitaufwändigen, wichtigen Aufgabe anzufangen, für die du auch noch deine volle Konzentration brauchst. Gleiches gilt für Tage, an denen viele Störungen von außen zu erwarten sind.
Bei deiner Wochenplanung solltest du übrigens nicht mehr als 45 % bis 50 % der Zeit berücksichtigen, die dir zur Verfügung steht.
Plane unbedingt auch Zeiten für die administrativen und organisatorischen Dinge ein. Und das am besten wöchentlich zu einem festen Termin. So kannst Du gleichzeitig vielleicht für dich unliebsame Aufgaben wie Abheften, den (Rechner-)Schreibtisch aufräumen oder Steuerbelege sortieren aufteilen und damit um Einiges erträglicher machen. Auch ein fester Termin für die Planung der Folgewoche ist sinnvoll - und das am besten freitags, damit man möglichst entspannt ins Wochenende „gleiten“ kann.
Prinzipien des Zeitmanagements
Folgende Prinzipien des solltest du bei deiner Monats- und Wochenplanung außerdem unbedingt berücksichtigen:
- Setze eindeutige Prioritäten.
- Delegiere so weit wie möglich.
- Überlege, ob manche Aktivitäten nicht vollkommen entfallen können.
- Plane (Freiraum-)Zeiten ein, in denen du nicht gestört wirst.
- Vernachlässige Aktivitäten mit Langzeitwirkung nicht (z.B. Weiterbildung und Networking).
Bei aller Planung ist aber auch eines besonders wichtig:
Sei flexibel, denn Zeitpläne sollen Ziele verwirklichen.
Hast Du bei deiner Planung das Gefühl, dass deine zahlreichen Termine und Aufgaben nicht in die rund 43.800 Minuten eines Monats unterbringen kannst? Dann kontrolliere am besten auch, wofür du deine Zeit verwendest.
Wie du ein Zeitprotokoll am besten anfertigst, kannst du hier im Blog lesen. Und auch Tipps für eine optimale Tagesplanung habe ich zusammengestellt.
(Constanze Brinkmann)
