Entdecke Zeitfresser und optimiere deine Tagesplanung
Vielleicht fragst du dich, warum du deine Zeit protokollieren solltest, was doch auf den ersten Blick sehr lästig und zeitaufwändig sein kann.
Ein Zeitprotokoll bringt dir sehr viel. Wenn du deine Wochen- und Tagesplanung optimieren möchtest, solltest du auch die Dauer von Aufgaben so exakt wie möglich bestimmen können. Beispielsweise kann ein Telefonat mit X doppelt so lang sein wie ein Anruf bei Y.
Außerdem schätzt man den Aufwand für wichtige Aufgaben meist zu groß ein - die Zeitdauer von unwichtigen Aufgaben oder solchen Dingen, die man gerne tut, dagegen wesentlich zu kurz. Schon beim Notieren der jeweiligen Tätigkeiten, wirst du ein klares Gefühl dafür bekommen, wo du Zeit effektiv für deine Tasks einsetzt und wo du besser Pausenzeiten einplanst. Denn das Zeitprotokoll hilft dir auch, deine individuelle Leistungskurve herauszufinden, die an den meisten Tagen gleich ist. Du wirst auch bemerken, wie lange du an einem Stück konzentriert arbeiten kannst, bis zu eine Pause brauchst. Auch dieser Rhythmus ist bei den meisten Menschen unterschiedlich (auch wenn wir das in der Schule schon anders gelernt haben und so mancher Zeitmanagement-Experte einen allgemein gültigen Schlüssel für Pausenzeiten gefunden zu haben scheint.)
Und so gehst du am besten vor:
1. Du suchst dir eine Woche aus ohne besondere berufliche oder private Termine und ohne einen Feiertag.
2. Dann schreibst du von Montagmorgen bis Sonntagabend alles genau auf, was du tust - und zwar ganz genau vom Aufwachen bis zum Schlafengehen.
Anfang der nächsten Woche kannst du dann Bilanz ziehen:
- Für welche Aufgaben hast du den Zeitbedarf falsch eingeschätzt? Was ging schneller als gedacht, was dauerte länger?
- Welche Aktivitäten nehmen viel Zeit in Anspruch? Sind das Dinge, die einen hohen Zeitaufwand rechtfertigen?
- Wann am Tag kannst du am besten effektiv und konzentriert arbeiten? Wann solltest du lieber Dinge tun, die nicht so wichtig sind und wann brauchst du eine Pause?
- Welche Dinge, die einen hohen Zeitaufwand haben und die du nicht gerne machst, könntest du an andere abgeben?
- Hast du Aufgaben geschoben und wenn ja, warum wohl?
Wenn Du die Bilanz gezogen hast, kannst du deine Tage in Zukunft besser planen. Bald gibt es hier im Blog Tipps und Tricks dafür, wie du deinen Tag am besten planst.
Und: Es erscheint auch bald ein Beitrag zum Thema „Aufschieberitis“. :)
(Constanze Brinkmann)
