Im Rahmen deiner Wochenplanung hast du vermutlich schon festgelegt, welche Aufgaben du bis zum Ende einer Woche erledigen möchtest. Bei der Tagesplanung spielt nun das Taskmanagement eine wichtige Rolle. Wenn du flexibel bleiben möchtest, setzt du dir nur das Ende der Woche als Erledigungszeitpunkt für deine Aufgaben. Damit diese aber nicht von Woche zu Woche wandern (und genau das ist auf Dauer sehr frustrierend und demotivierend), gehört zu dieser Arbeitsweise ein sehr hohes Maß an Selbstdisziplin.
Einfacher ist es, wenn man anstehende Aufgaben direkt bei seiner Tagesplanung berücksichtigt und diese auch sofort zeitlich einschätzt und terminiert. Wie du ein noch besseres Gefühl für die Dauer von Aufgaben bekommst, kannst du im Artikel über Zeitprotokolle nachlesen.
Mit Unterbrechungen umgehen
Wie oft ist es dir schon passiert, dass du motiviert an Aufgaben herangegangen bist und unterbrochen wurdest, bis zum Schluss die wirklich wichtige Aufgabe liegengeblieben ist?
Wenn du die Zeiten kennst, in denen du am Tag besonders konzentriert arbeiten kannst (ein Zeitprotokoll kann dir auch hier helfen), dann reserviere dir um diese Uhrzeit ein Fenster für besonders wichtige Aufgaben. Und in dieser Zeit lässt du dich nicht stören: von niemandem, der dich anspricht, von keiner Mail, von keiner Messenger-Nachricht. Setze einfach eindeutige Signale an deine Umgebung, dass du ungestört arbeiten möchtest und schalte zur Not deine Apps aus.
Verplane nur 60 % deiner Zeit
Wenn du deinen Tagesplan zu vollstopfst, passiert es sehr schnell, dass du in Stress gerätst, weil du die anfallenden Termine und Aufgaben gar nicht bewältigen kannst. Reserviere also 40 % deiner Zeit für Unvorhergesehenes.
Falls du schon einmal vom Paretoprinzip https://de.wikipedia.org/wiki/Paretoprinzipgehört hast, wirst du nun vielleicht widersprechen wollen und sagen, dass 20 % bestimmt ausreichend sind. Nun hat aber Vilfredo Pareto nur bis zum Jahr 1923 gelebt und kannte noch nicht unsere schnelllebige Zeit, die durch Informationsflut und schnelle Kommunikation geprägt ist. Mit 40 % bist du also auf der sicheren Seite.
Arbeite mit Themenblöcken
Bei Aufgaben ist es besonders effektiv, sie nach Themenblöcken zu sortieren, zum Beispiel
- Telefonate
- Mails/Briefe
- Angebote/Rechnungen
- Recherchearbeiten
- Social Media Aktivitäten
Wenn man mit einer bestimmten Tätigkeit begonnen hat, kommt man schnell in den Flow, gleich weitere ähnliche Aktivitäten anzugehen, ohne dass man sich besonders aufraffen muss. Übrigens: Bei schwierigen Telefonaten, die man erledigen muss, hilft es sehr, zunächst ein paar weniger „spannende“ vorweg zu führen. Dann fällt es leichter.
Versuche auch Auswärtstermine zu bündeln. Es macht wenig Sinn, Zeit zu vergeuden, wenn man zwischen Terminen zurück ins (Home)Office fährt, um kurze Zeit später wieder loszufahren. Die Zeit dazwischen kannst du wahrscheinlich nicht effektiv nutzen.
Und plane unbedingt auch die Fahrtzeiten mit ein, und das am besten direkt mit einem angemessenen Puffer.
Plane auch deine Pausen
Auch Pausen solltest du unbedingt in deinen Tagesplan mit aufnehmen, damit du sie auch einhältst. Wie du Pausen am besten gestaltest, kannst du im entsprechenden Blogartikel lesen.
(Constanze Brinkmann)
