Unendliche und oftmals ermüdende Meetings sind wahre Zeiträuber. Aber wenn man sich ein paar Dinge bewusst macht und beachtet, kann man zeitsparend optimale Ergebnisse bei Besprechungen erzielen.
Ich möchte mit euch gerne meine Erfahrungen und Tipps teilen. Und das in zwei Blogbeiträgen: einmal Tipps für die Vorbereitung und einmal für die Durchführung von Meetings.
Hier geht es also jetzt zunächst nur um die Vorbereitung. Ist ein Meeting gut geplant, wird es eher zu effektiven Ergebnissen führen.
Daraus ergibt sich die erste Frage: Wer ist zuständig für die Vorbereitung eures Meetings? Optimal wäre natürlich derjenige, der am besten organisieren kann. Das ist leider nicht immer der Fall. Hier müssen teilweise firmeninterne Verantwortlichkeiten überdacht werden.
Wichtig ist es, ein Ziel für das Meeting zu formulieren. Kann man dieses nicht angemessen konkret benennen, macht jede Besprechung kaum Sinn.
Steht also das Ziel fest, sollte im nächsten Schritt eine Tagesordnung festgelegt werden. Sinnvoll ist es, alle wichtigen Punkte schon von Vornherein mit aufzulisten. Punkte wie „Sonstiges“ oder auch „Verschiedenes“ sollten dabei gar nicht erst festgelegt werden. Genau das sind nämlich Zeitkiller bei Besprechungen.
Nun geht es um die Teilnehmer*innen: Natürlich sollten nur die Personen zu einem Meeting eingeladen werden, die die zu klärenden Punkte auch wirklich betreffen.
Des Weiteren ist für jedes Treffen wichtig, ob im Vorfeld bestimmte Informationen benötigt werden. Denn eine Diskussion auf der Basis von reinen Annahmen ist in grundsätzlich nicht effektiv. In den Meetings dreht man sich dann oft im Kreis, verschwendet Zeit und kommt schließlich doch zu keinem Ergebnis. Daher ist wirklich mehr als sinnvoll, wenn vorher bereits wichtige Informationen vorliegen. Während des Meetings wird so die Zeit gespart, die man für das Lesen und auch für weitere Überlegungen braucht. Die Inhalte sollten mindestens drei Tage vor dem Meeting mit den Teilnehmer*innen geteilt werden, so ist jeder auf dem aktuellen Stand.
Verbringen die „üblichen Teilnehmer*innen“ eines Meetings generell viel Zeit mit sogenannten Tür- und Angelgesprächen oder mit anderer ausufernder und ungeplanter Kommunikation, macht es Sinn, einen Jour fixe einzurichten. Also einen festen, regelmäßigen Termin, an dem sich alle Teammitglieder treffen.
Es stellt sich auch die Frage, welche Hilfsmittel benutzt werden sollen - zum Beispiel ein Beamer, Flipchart, Post-Its? Wenig sinnvoll sind allerdings leckeres Essen oder Alkohol. Oft lassen sie eine „gesellige“ Atmosphäre aufkommen und verlängern so das Meeting. Wasser reicht daher in den meisten Fällen aus, zumindest wenn man keine Gäste bewirten muss.
Zu klären ist auch der Ort des Treffens. Ist der Raum wirklich dafür geeignet? Ist er zum Beispiel ruhig, angenehm, geschmackvoll, hell genug? Die äußere Atmosphäre hat eine große Wirkung auf das Meeting. Effektiv ist auch eine Besprechung per Video-Chat - aber nur dann, wenn technisch alles reibungslos klappt. Meiner Erfahrung nach sind Besprechungen per Videochat immer fokussierter. Und natürlich fällt auch der Weg zum Ort des Meetings und damit oft ein erheblicher Zeitaufwand weg.
Der Zeitbedarf für das Meeting muss unbedingt festgelegt werden.
Und schließlich: Es schadet nicht, wenn ihr für eure Meetings allgemeine Spielregeln (zu diesen komme ich im zweiten Teil) festlegt. Dann vermeidet ihr so mache Spannungen schon zu Beginn oder während der Besprechung.
(Constanze Brinkmann)
