In Teil 1 bin ich darauf eingegangen, wie man effektive Meetings vorbereiten kann. Nun geht es in diesem Blogbeitrag - wie versprochen - darum, wie man das Meeting optimal durchführt. Es hat sich zum Beispiel bewährt, für jedes Meeting eine Person zu bestimmen, die auf die Zeit achtet, eine, die moderiert und eine, die ein Protokoll anfertigt.
Auf die Zeit achten
Eigentlich ist es eine Selbstverständlichkeit, oft aber eher ein Wunschgedanke: Alle Teilnehmer des Meetings sollten pünktlich sein und den von euch festgelegten Zeitplan einhalten. Zumindest den letzten Punkt kann die Bestimmung eines Zeitwächters oder einer Zeitwächterin erleichtern.
Moderation
Eine Diskussion kann aus den unterschiedlichsten Gründen chaotisch und damit wenig effektiv werden. Oft wird das eigentlich Thema aus den Augen verloren, manchmal scheitern auch kreative Gedanken an der unsachlichen Kritik von anderen Meeting-Teilnehmern. Manchmal wiederholen sich Argumente immer wieder, ohne dass eine Lösung oder Entscheidung in Sicht ist. In solchen Fällen ist es sinnvoll, wenn man bereits im Vorfeld eine Moderation bestimmt hat, die darauf achtet, dass das Thema fokussiert besprochen wird. Sehr oft hilft zum Beispiel eine Visualisierung der einzelnen Argumente.
Aufgabe der Moderation ist außerdem, darauf zu achten, dass die Teilnehmer*innen jederzeit angemessen miteinander umgehen. Diskussionen sind nur dann fair und auch effektiv, wenn man kreativ nach Ideen und Lösungen sucht, ohne Angst haben zu müssen, einen Fehler zu machen. In Fällen von hitzigen Diskussionen ist übrigens oft eine Pause ein gutes Beruhigungsmittel.
Protokoll
Neben der Moderation und einer Zeitkontrolle braucht man auch jemanden, der ein Protokoll führt. So wird auch gleich alles dokumentiert. Im Protokoll sollte neben dem Ergebnis auch festgehalten werden, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein sollen.Wichtig ist natürlich, dass jede/jeder Aufgaben nur dann annimmt, wenn sie/er sie zeitlich und sachlich bis zum gesetzten Termin auch erledigen kann. Gemeinsam erarbeitete Ergebnisse sollten für alle gelten und nicht nachträglich in Frage gestellt werden.
Effektive Diskussionen
Selbstverständlich ist, dass während des Meetings jeder jedem zuhört und alles vermieden wird, was den Verlauf einer Diskussion stören könnte.
Bringt eure Meinungen klar zum Ausdruck und äußert Bedenken oder sprecht Widersprüche sofort und offen an. Ausschweifende Ausführungen und Erklärungen sollte man vermeiden, um das Meeting nicht unnötig in die Länge zu ziehen. Ist etwas ohne weitere Erklärungen nicht zu verstehen, werden die anderen Teilnehmer*innen des Meetings sicherlich nachfragen.
Besonders effektiv kann auch ein Standup-Meeting sein. Das ist eine Besprechung, die im Stehen ausgeführt wird. Allein dadurch, dass man es sich nicht besonders bequem machen kann, ist das Meeting kürzer und etwas dynamischer. Es bietet also eine gute Voraussetzung, gute Ergebnisse in kürzerer Zeit zu bekommen. Probiert es einfach aus!
(Constanze Brinkmann)
