In meinen Coachings und Workshops werde ich oft gefragt, ob es besser ist, Aufgaben digital oder auf Papier zu verwalten. Nach meiner Erfahrung ist es eher eine Frage der Mentalität und Vorliebe, aber auch der Komplexität der Projekte bzw. Aufgaben. In diesem Blogartikel zeige ich dir, wie du (nicht ganz so komplexe) Projekte mit einfachen Mitteln im Griff haben kannst - es ist also ein Artikel für Menschen, die überwiegend alleine arbeiten oder für kleine Teams, die lieber mit Papier umgehen.
Taskmanagement auf Papier
Für Menschen, die bei ihrer ToDo-Verwaltung lieber mit Papier umgehen, empfehle ich Karteikarten. Einfache DIN A4 Blätter zum Beispiel neigen dazu, schnell unübersichtlich zu werden, wenn man einige Aufgaben erledigt hat, andere noch nicht. Um eine bessere Übersicht zu bekommen, müssen also in mehr oder weniger großen Abständen die unerledigten Tasks auf ein neues Blatt übertragen werden. Das raubt nicht nur Zeit, es ist auch wenig motivierend, sich immer wieder mit unerledigten (und dann noch den selben) Aufgaben zu beschäftigen. Karteikarten helfen dabei, die Übersicht zu behalten und haben einen weiteren Vorteil: Man hat immer nur die Aufgabe vor Augen, die man gerade erledigt und wird nicht von den unerledigten Dingen abgelenkt, die man im Augenwinkel sieht.
Arbeite mit Farben, Prioritäten und Zeitaufwand
Je nach Projekt oder Dringlichkeit kann man die Karten in verschiedenen Farben wählen oder auch an bestimmten Stellen eine farbliche Markierung anbringen. Karten, die zusammengehören, kannst du zusammenlegen. Auf den Karten kannst du auch notieren, wann die Aufgabe erledigt werden soll bzw. muss, wie viel Zeitbedarf du einplanst und welche Priorität du der Sache einräumst. Außerdem halte ich es bei manchen Aufgaben für sinnvoll, das Maß der Konzentration zu notieren, die beim Abarbeiten benötigt wird.
Niemand ist nämlich zu jeder Zeit gleich leistungsfähig. Wann deine Hoch- und Tiefzeiten am Tag sind, kannst du anhand eines Zeitprotokolls ermitteln. Wie das funktioniert, habe ich bereits hier im Blog beschrieben.
Deine beschrifteten Karten sortierst du in einer für dich geeigneten Reihenfolge. Die dringenden und wichtigen Aufgaben bekommen natürlich einen besonderen Platz.
Tages- oder Wochenplanung?
Bei deiner Wochenplanung kannst du nun alle Karten heraussuchen, auf der Aufgaben beschrieben sind, die du bis zum Ende der kommenden Woche erledigen willst. Du kannst sie sofort einem bestimmten Wochentag zuordnen oder auch im Laufe der Woche in Angriff nehmen. Das hängt von deiner individuellen Arbeitsweise und deiner Arbeitsatmosphäre ab.
Selbstmotivation
Hast du eine Aufgabe erledigt, kannst du das Kärtchen zerreißen - im Gegensatz zum Abhaken oder Durchstreichen auf einem DIN A4 Blatt verschafft dir das ein wesentlich befriedigenderes Gefühl.
Oder du sammelst die Kärtchen in einem Archiv. Das Archiv gibt dir die Möglichkeit, dir jederzeit anzusehen, was du schon alles erledigt bzw. geschafft hast. Auch das motiviert.
Die umweltfreundliche Alternative bei Karteikarten
Für diejenigen, die bei ihrer Aufgabenplanung ungern auf Kosten von Bäumen arbeiten möchten, gibt es auch umweltfreundliche Recycling-Karten - erhältlich zum Beispiel bei Polly Paper in Berlin. Noch umweltschonender ist es, wenn du die Karten mit Stiften beschreibst, die es dir möglich machen, dass du nach der Erledigung deine Aufzeichnungen und damit dein ToDo wegradierst. Das ist für die eine oder den anderen vielleicht noch befriedigender als das Zerreißen der Karten.
