Agiles Arbeiten
Der Begriff „Kanban“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet eigentlich „Karte“. Die Methode wurde ursprünglich zur Prozesssteuerung entwickelt - heute verkörpert sie eine sogenannte agile Arbeitsweise in kleinen Schritten.
Kernpunkt ist hier die Visualisierung von Prozessen: Auf einem Board werden mit Kreide, Stift oder praktischerweise mit Post-Its Ideen und offene Aufgaben gesammelt und einem aktuellen (Erledigungs-)Stand, der in Spalten dargestellt wird, zugeordnet. Die einzelnen Zettel (Karten) wandern also von Spalte zu Spalte und erzeugen einen Flow. Hindernisse beim Arbeitsprozess werden dadurch visuell sofort erkannt. Das schafft Transparenz. Denn nun kann genau analysiert werden, was den Arbeitsfluss aufhält und welche Lösungsmöglichkeiten es gibt. Durch die Kanban-Methode ist also eine kontinuierliche Optimierung möglich.
Für visuelle Menschen ist dies eine sehr gute Methode, die anfallenden Aufgaben bei kleineren Projekten und kleineren Teams zu managen.
Trello kurz erklärt
Ein kostenloses Tool, das mit dem Prinzip der Kanban-Boards arbeitet, ist Trello. Trello arbeitet auf drei Ebenen: Boards, Listen und Karten. Das Online-Tool wird durch Apps für Tablets und Smartphones ergänzt, die ständig synchronisiert werden, sodass du immer auf dem aktuellen Stand bist.
Die Boards
Bei Trello startet man mit dem Anlegen von Boards. Sie bilden die Basis für die Aufgabenverwaltung und stehen für das zu erledigende Projekt bzw. Thema.
Die Listen
Auf den Boards kannst du nun Listen erstellen. Nach der Kanban-Methode eignen sich auf jeden Fall die Listen „offen“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“. Für Ideen ist eine Liste ebenfalls sinnvoll und wenn man die Möglichkeit hat, Aufgaben zu vergeben, bietet es sich an, eine zusätzliche „Delegiert“-Liste hinzuzufügen.
Die Karten
Auf den Karten werden nun die Einzelaufgaben gesammelt. Im Gegensatz zu den Zetteln auf einem ursprünglichen Kanban-Board ist aus meiner Sicht die digitalen Variante Trello wesentlich komfortabler und funktionaler.
Du kannst die Karten nämlich nicht nur mit Inhalten versehen, sondern auch mit Hilfe einer Checkliste die Aufgaben nochmals in kleinere Arbeitsschritte unterteilen. Außerdem kannst du ausführliche Beschreibungen und Kommentare, Dokumente und Medien hinzufügen, Links setzen, mit farbigen Labels arbeiten, Fälligkeitstage angeben und Erinnerungen einstellen.
Die Listen und Karten lassen sich übrigens ganz einfach mit Drag & Drop verschieben. Einige meiner Kunden sind mit Trello ausgesprochen glücklich und wir arbeiten auch auf einigen Boards direkt und unmittelbar zusammen.
(Constanze Brinkmann)
