Der Schreibtisch: ein geheimnisvoller Ort, an dem Dinge verschwinden und an dem die Konzentration manchmal wie von Zauberhand nachlässt. Ich zeige ihnen, wie das Chaos in den Griff zu bekommen ist und das übliche zeitaufwändige Suchen nach Unterlagen und Dokumenten entfällt.
Zunächst räumen sie ihren Schreibtisch auf.
Bevor sie starten, stellen sie am besten alle Unterbrechungen ab und halten sie einen großen Papierkorb oder eine Kiste für Papiermüll bereit.
Dann stellen sie sich vor den Schreibtisch. Dass sie im Stehen arbeiten, ist ganz entscheidend. Nur so haben sie die nötige Distanz zu den Dokumenten bzw. Gegenständen auf Ihrem Schreibtisch. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass sie etwas finden, was sie „schnell mal eben” bearbeiten möchten. Schließlich wartet der Absender schon länger auf eine Antwort oder eine Aufgabe auf die Erledigung. Aber: Das tun sie bitte nicht JETZT.
Nehmen sie jedes Dokument nur einmal in die Hand und entscheiden sofort:
- Ist das Dokument unwichtig, landet es direkt im Papierkorb.
- Gehört es jemand anderem, legen sie einen Stapel für die Person an, an die sie das Dokument direkt nach dem Aufräumen weiterleiten.
- Ist das Dokument wichtig, legen sie es vorübergehend in ein gesondertes Ablagefach.
- Wird das Stück Papier irgendwann noch einmal gebraucht, legen sie es direkt dort ab, wo es hingehört. Finden sie keinen Ablageplatz, legen sie direkt einen neuen Ordner oder eine neue Mappe an und ergänzen somit Ihre Ablage.
- Sie können sich nicht entscheiden, ob das Dokument noch gebraucht wird? Dann kommt es zunächst auf einen „Parkplatz”. Diesen gehen sie nach einer Woche noch einmal durch und entscheiden wieder nach den oben genannten Kriterien.
In ihrem Ablagefach mit den wichtigen Dokumenten sollten sich jetzt nur noch solche befinden, aus denen sich Aufgaben ergeben. Schließlich erfassen sie diese Aufgaben und legen einen zeitlichen Rahmen für die Erledigung und Prioritäten fest. Wichtige Aufgaben werden direkt terminiert. Dazu nutzen sie eine Wiedervorlage, in die sie das Dokument einsortieren.
Behalten sie auf dem Schreibtisch nur Gegenstände, die sie täglich brauchen und ergänzen sie diese durch maximal drei weitere Sachen - zum Beispiel zur Verschönerung. Und nun können sie an ihrem Schreibtisch fokussiert arbeiten.
Wie Sie das Chaos dauerhaft vermeiden können, lesen Sie in den nächsten Blogartikeln. Oder Sie entscheiden sich für mein Coaching, das natürlich auch online möglich ist.
(Constanze Brinkmann)
